Isännöinnin kilpailutus

Milloin isännöinti kannattaa kilpailuttaa?

Kilpailutus tulee useimmiten ajankohtaiseksi jossakin näistä tilanteista:

• Nykyiseen palveluun ei olla tyytyväisiä
• Sopimuskausi on päättymässä
• Taloyhtiön tarpeet ovat muuttuneet, esimerkiksi tulevien korjaushankkeiden vuoksi

Kilpailutus kannattaa tehdä myös säännöllisesti. Siten varmistatte, että palvelun sisältö ja hinta ovat markkinatilanteen ja taloyhtiönne tulevaisuuden edun mukaisia.

Mitä hyvältä isännöitsijältä voi odottaa?

Isännöitsijä hoitaa taloyhtiön juoksevaa hallintoa ja pitää huolen, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavasti järjestetty.

Hyvältä isännöitsijältä voi kuitenkin odottaa enemmän:

• Avoimuutta ja läpinäkyvyyttä
• Luotettavuutta ja kykyä olla sanojensa mittainen
• Toimeenpanokykyä ja aktiivisuutta
• Suunnitelmallisuutta ja elinkaariajattelua
• Talous- ja viestintäosaamista

Nämä ominaisuudet on hyvä pitää mielessä läpi koko kilpailutuksen.

5+1 vinkkiä isännöinnin kilpailutukseen

1. Määritelkää taloyhtiönne tarpeet

Ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä on hyvä kartoittaa hallituksen kanssa taloyhtiönne tilanne, tulevat korjaushankkeet ja osakkaiden odotukset. Selkeä tarpeiden määrittely helpottaa koko prosessia. Tarpeiden määrittelyyn voi pyytää myös apua isännöintitoimistolta.

2. Laatikaa selkeä tarjouspyyntö

Lähettäkää tarjouspyyntö aina kirjallisena ja antakaa sama tieto kaikille tarjoajille. Näin tarjoukset ovat vertailukelpoisia. Oppaassa käymme läpi, mitä hyvässä tarjouspyynnössä on mukana ja mitkä liitteet kannattaa toimittaa.

3. Rajatkaa sopivat ehdokkaat

Tutustukaa palveluntarjoajiin, referensseihin ja suosituksiin etukäteen. Kun rajaatte ehdokkaat huolella, saatte tarjouksia niiltä, joiden kanssa aidosti haluaisitte tehdä yhteistyötä.

4. Vertailkaa tarjouksia – hinta yksin ei kerro kaikkea

Tarkistakaa, että jokaisen tarjouksen palvelusisältö vastaa tarjouspyyntöön. Laadun vertailu vaatii aikaa, mutta se kannattaa. Oppaassa avaamme myös erilaisia laadun mittareita.

5. Käykää sopimusneuvottelut huolellisesti

Neuvotteluissa varmistatte, että molemmilla osapuolilla on yhtenäinen käsitys sopimuksen sisällöstä. Sopikaa myös siirtymävaiheen aikataulusta ja materiaalien luovutuksesta.

+1 Käyttäkää vertailun apuna työkalua

Isännöintipalveluiden vertailutyökalu auttaa arvioimaan tarjouksia kokonaisuutena. Hinnan lisäksi mukaan otetaan yrityksen laatu, järjestelmät, toimintamalli ja isännöitsijän kompetenssi.

Lataa vertailutyökalu (Excel)

Lataa opas isännöinnin kilpailuttamiseen

Kokosimme hallitusten avuksi kattavan oppaan, joka syventää sivulla käytyjä vaiheita.

Oppaassa käymme läpi jokaisen vaiheen käytännön ohjeineen. Saatte käyttöönne:

• Ohjeet tarjouspyynnön kokoamiseen ja liitteisiin
• Näkökulmia ehdokkaiden vertailuun ja tarjousten arviointiin
• Laadunmittareiden ja sopimuskäytäntöjen selkokielisen kuvauksen
• Konkreettiset kysymykset, joita hallituksen kannattaa esittää

Testatkaa taloyhtiöportaali kilpailutuksen yhteydessä

Isännöintiala digitalisoituu ja taloyhtiöiden hallitusten sekä osakkaiden vaatimukset järjestelmien läpinäkyvyydestä sekä niiden helposta ja toimivasta käytettävyydestä ovat kasvussa. 

Hallituksen on myös hyvä päästä testaamaan järjestelmiä jo kilpailutusvaiheessa. Voitte tutustua HSI:n taloyhtiöportaaliin valmiilla demo-tunnuksilla:

Käyttäjätunnus: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Salasana: Malli1234567

Usein kysyttyä isännöinnin kilpailutuksesta

Kuinka usein isännöinti kannattaa kilpailuttaa?

Muutaman vuoden välein, vaikka nykyiseen palveluun oltaisiin tyytyväisiä. Näin varmistatte, että palvelu ja hinta ovat markkinatilanteen mukaisia.

Kuinka monta toimijaa kilpailutukseen kannattaa ottaa?

Kolmesta viiteen tarjoajaa on yleensä sopiva määrä. Saatte riittävän otoksen markkinasta, mutta vertailu pysyy hallittavana.

Mitä tarjouspyyntöön pitää kirjoittaa?

Taloyhtiön perustiedot (koko, ikä, kunto, paikkakunta), kuvaus toivotusta palvelusisällöstä ja tulevat korjaushankkeet. Liitteeksi voi halutessaan lisätä tuoreimman tilinpäätöksen, yhtiöjärjestyksen ja pitkän tähtäimen suunnitelman. 

Miten isännöitsijän vaihto käytännössä tapahtuu?

Vaihdosta sovitaan uuden isännöitsijän kanssa yhdessä, ja se hoidetaan yhteistyössä edellisen isännöitsijän kanssa. Hyvin hoidettu vaihto ei häiritse taloyhtiön arkea.

Mitä isännöinti maksaa?

Hinta muodostuu taloyhtiön koon, palvelusisällön ja lisäpalveluiden perusteella.

Pyydä tarjous isännöinnistä

Kun taloyhtiönne valmistautuu isännöinnin kilpailutukseen, autamme mielellämme jo kilpailutusvaiheessa. Käymme yhdessä läpi taloyhtiönne tarpeet ja määrittelemme, millainen isännöintipalvelu palvelee niitä parhaiten. Tämän pohjalta laadimme selkeän yhteistyöehdotuksen taloyhtiöllenne.

Palvelemme niin pieniä kuin suuria taloyhtiöitä pääkaupunkiseudulla. Jokaiselle asiakkaalle nimetään oma isännöitsijä, joka on helposti lähestyttävä ja nopeasti tavoitettavissa. Huolehdimme myös isännöitsijän vaihtoon liittyvästä siirtoprosessista mahdollisimman sujuvasti.

Toimitamme kirjallisen tarjouksen, jossa palvelun sisältö on kuvattu selkeästi. Tarjouspyynnön jättäminen ei sido teitä mihinkään.