Asiakaspalvelu

Osaavat ja ystävälliset asiakaspalvelijat palvelevat asukkaita puhelimitse, chat-palvelussa sekä sähköpostin välityksellä. Asiakirjatilaukset, käyttövuorojen varaukset ja muut asumiseen liittyvät asiat voi hoitaa helposti asiakaspalvelun kautta.

Verkkopalvelumme on asiakkaan käytettävissä ympäri vuorokauden.

Isännöitsijä

Asiakkaalle nimetty vastuuisännöitsijä huolehtii taloyhtiön päivittäisen hallinnon johtamisesta yhteistyössä hallituksen kanssa.

Talokohtaista isännöitsijää tukee isännöitsijätiimi. Tiimi-isännöinnillä varmistamme, että palvelu toimii aina täydellä teholla ja keskeytyksettä.

Kokoukset

Isännöitsijä valmistelee kokoukset ja huolehtii niiden kutsumisesta.

Hallituksen on mahdollista kokoontua viihtyisissä neuvottelutiloissamme, joissa käytettävissä on nykyaikainen kokousvälineistö. Tapaamisia on helppo järjestää myös vaikkapa Skype-yhteyden välityksellä.

Isännöitsijä laatii pöytäkirjat ja toimeenpanee tehdyt päätökset. Pöytäkirjat laaditaan viivytyksettä.

Päätökset viedään eteenpäin ripeästi ja niistä tiedotetaan hallitusta ja tarvittaessa asukkaita.

Avoin taloushallinto

Laskutamme taloyhtiön vastikkeet ja muut maksut sekä perimme erääntyneitä vastikkeita kuukausittain.

Laadimme talousarvion, jonka toteutumista sekä mm. tositteita, pankkitilin saldoa ja taloushallinnon raportteja on hallituksen, isännöitsijän ja tilintarkastajan helppo seurata reaaliaikaisesti verkossa. Tarkastamme ja hyväksymme laskut sekä huolehdimme maksatuksesta.

Laadimme tilinpäätöksen, teemme veroilmoituksen ja toimitamme sen verottajalle.

Tilintarkastaja voi suorittaa tarkastuksen täysin sähköisesti. Meillä on käytettävissä myös sähköinen allekirjoitusjärjestelmä.

Tiedottaminen

Tiedotamme säännöllisesti taloyhtiön ja kiinteistöalan ajankohtaisista asioista asukkaille ja hallitukselle. Tiedottamisessa hyödynnetään monipuolisesti eri tiedotuskanavia.

Perinteisen paperitiedottamisen lisäksi asukkaat voivat seurata tiedotteita, ilmoituksia ja muita yhtiön ajankohtaisia asioita helposti taloyhtiön omien kotisivujen kautta. Talokohtaiset kotisivut kuuluvat veloituksetta kaikkiin HSI:n tarjoamiin isännöintipalveluihin.

Voit tutustua taloyhtiön kotisivuun täältä.

Mahdollisissa vahinkotapauksissa tai muissa kiireellistä viestintää vaativissa tilanteissa isännöitsijä, tekninen asiantuntija tai asiakaspalvelija ottaa yhteyden suoraan asukkaaseen. Hallitus pidetään jatkuvasti ajan tasalla kiinteistön tärkeistä tapahtumista.

Yhtiön juoksevaa taloushallintoa koskevat asiat käsitellään säännönmukaisesti hallituksen kokouksissa. Tiedot ovat lisäksi jatkuvasti nähtävillä taloushallinnon verkkopalvelun kautta. Hallituksella on pääsy kaikkeen taloyhtiön taloustietoon, esimerkiksi tilien ajantasaisiin saldoihin, laskuihin, talousarviovertailuun sekä vastikevalvonnan raportteihin.

Taloyhtiön yhteisiin tiloihin, esimerkiksi porraskäytävän ala-auloihin, voidaan asiakkaan halutessa asentaa näyttöruudut, joiden kautta voidaan jakaa ajankohtaista tietoa kiinteistön asioista.

Tekniset tehtävät

Järjestämme huoltokirjan mukaiset käytännön toimenpiteet ja seuraamme niiden toteutumista.

Huolehdimme kiinteistön viiden vuoden kunnossapitotarveselvityksen päivittämisestä sekä kiinteistönhoito- ja kunnossapitosuunnitelman toteuttamisesta osana kunnossapidon prosessia.

Tekniset asiantuntijat huolehtivat tarvittaessa kunnossapitotarpeista hyödyntäen kattavaa yhteistyöverkostoa. Tämä yhteistyöverkosto on myös asiakkaidemme käytössä.

Vaativatkin hankkeet etenevät suunnitellusti kokeneiden teknisten asiantuntijoiden johdolla.

Seuraamme kiinteistön lämmön, veden ja sähkön kulutusta ja käynnistämme tarvittaessa korjaavat toimenpiteet.

Huolehdimme tarvittavien kiinteistönhoitosopimusten tekemisestä.

Käytössämme on toiminnan hallintajärjestelmä palvelun laadun ja teknisten toimeksiantojen seurannan takaamiseksi. 

HSI-tekniikan palveluihin voit tutustua tästä.

Lakipalvelut

Lakiosastomme hoitaa asioita laidasta laitaan taloyhtiön kulloisenkin tarpeen mukaan. Palveluissa keskitytään erityisesti rakennuttajavastuiden seurantaan. Kiinteistölakimies on isännöitsijän ja hallituksen tukena. Hän osallistuu hallituksen kokouksiin ratkaisevina hetkinä ja perustelee hallitukselle, mitä kannattaa tehdä. Lakimies huolehtii mahdollisista reklamaatioista ja käy neuvotteluja rakennusliikkeen kanssa.

Kokeneilta kiinteistölakimiehiltä asiakas saa kätevästi asiantuntevaa apua myös esimerkiksi huoneistojen hallintaanottoon ja sopimusneuvotteluihin.